常见问题解答之财务报销管理

发布者:李雅妍发布时间:2020-10-04浏览次数:11780

一、报销总体要求

报销经费应纳入年初校内预算;遵循一事一报的原则;所有经济业务应真实合规,票据合法,所附支撑材料应能说清经济业务的来龙去脉;报销要素填写应清晰准确完整,报销内容和金额不得涂改;属于公务卡结算范围的支出须使用公务卡结算。

  

二、学校账户信息

1.学校开票信息是什么

购买方名称:武汉职业技术学院

纳税人识别号:12420000717935911J

地址、电话:武汉市洪山区关山大道463

027-87766885

开户行及账号:中国农业银行武汉关山支行

17038301040002394

2.学校汇款信息是什么

单位名称:武汉职业技术学院

银行账号17038301040002394

开户银行:农行武汉关山支行

号:103521003839

  

三、常规注意事项

3.报销时如何选择报销单

除差旅费报销填写《差旅费报销单》、医药费填写《医药费报销单》、各类人员费用报销填写相应的转卡表、会议费报销填写《会议费报销单》外,其他所有报销都是填写《费用报销单》。

4.用公务卡付款时应该注意哪些问题

1)不要用同一张公务卡在一天支付相同金额,尤其是在网上预定火车票的时候。当同一天需要支付相同金额时,建议多笔合并支付或者使用其他公务卡分担消费。如已经发生,请到银行打印当天消费流水。

2)住酒店时如果用POS机刷卡预付住宿费,结账时应该保留“预授权完成”的小票,而非“预授权”小票,“预授权完成”的小票是报销有效凭证。

5.当票据金额和刷卡金额不一致时怎么处理

财务报销原则上票据金额应和刷卡金额一致。如果票据金额小于公务卡支付金额(消费含非公务支出或运输费等单独开票的业务),则按票据金额报销。当票据金额大于公务卡支付金额时(网上消费等情况),按公务卡支付金额报销,特殊情况经办人应出具情况说明并个人手写签名,由经费管理部门领导签字,财务处依据事实酌情处理。

6.报销金额达到多少需要签订合同

采购支出单笔或单次报销金额达1万元以上(含1万元)的,应根据《武汉职业技术学院合同管理办法》签订合同。若采购金额达5万元以上(含5万元)的,还应事前根据《武汉职业技术学院校内招投标管理办法》进行采购,并签订合同。

7.未按规定使用公务卡付款怎么办

如未按规定使用公务卡支付报销款,则报销时需填写《未使用公务卡审批表》,由部门负责人、分管校领导签批后方可报销。

8.报销票据遗失怎么办

纸质发票遗失需从开具方取得该发票的存根联复印件,由开具方加盖发票专用章,经办人填写票据遗失情况说明经校领导签字方可正常报销。如火车票、飞机票、长途汽车票等遗失,还需提供购买记录,且只能按支付款项的80%报销。

9.借款及借款冲账需要注意哪些问题

借款时填写《借款单》,按照经费管理职能由相应部门领导审批,后附缴款通知文件(医疗费除外)。若为因公出国(境)借款,还需后附因公出国审批表。

借款冲账时,填写费用报销单,领款人处填写“冲账”,后附缴款通知文件。差旅费借款冲账,填写差旅费报销单,在《差旅费报销单》的预支栏填写借款金额。

借款出差的,回来后应该一个月内报销冲账,若超出一个月,财务处根据《武汉职业技术学院差旅费管理暂行办法》扣减差旅补助。

10.完成报销还款手续后,发生退款业务怎么办

因向供应商退货等原因导致已报销货款退回公务卡或退现金的,报销人应及时向财务处申报并将相应款项退回学校账户,涉及已办理了验收入库手续的,需重新办理验收入库手续。刻意隐瞒不退款者,视同贪污报校纪委办处理。

11.电子发票打印需要注意什么

报销时请将电子发票用A4纸打印,保留横向左侧装订区有3cm空余,注意发票左上方二维码需完整打印。

  

四、“三公”经费

12.公务接待费报销需要注意哪些问题

武汉市外人员来访,确因工作需要的学校可安排用餐一次,原则上在校内餐厅招待。接待部门应填写《公务接待事前审批单》,按《武汉职业技术学院公务接待管理办法》的相关规定经部门领导、校领导审批后方可报销。

报销时费用报销单后需附发票、菜单、公务接待事前审批单、公务接待清单、公函(原件,仅校办可提供复印件)。

用餐标准:早餐为50/人、中晚餐为90/人。

陪同人数:来访人员在10人以下,最多安排3人陪同;来访人员在10人以上,陪同人员不得超过来访人数的三分之一。

市内同城原则上不予招待,确有公务活动需要的,安排工作简餐,用餐标准为40/人,陪同人员费用自理。

涉港、澳、台和涉外公务活动,由对外合作与交流处统一接待。具体按照有关外事活动的规定执行。

13.公务用车运行维护费报销需要注意哪些问题

路桥费、停车费报销,需后附路桥费、停车费情况明细;燃油费、公务车辆维修,需履行政府采购程序并附相关支撑材料。

14.因公出国费用报销需要注意哪些问题

报销时填写差旅费报销单,后附出国任务批件、护照复印件(包括签证、签注、出入境记录页)、费用票据等。报销人自制报销费用清单及补助明细(含外币及人民币),补助需由外事处核准。

  

五、办公费

15.购买办公用品需要注意哪些问题

办公用品的采购方式按校产处每年的要求严格执行。

凡纳入统一采购范围内的办公用品一律通过学校统一采购,不得自行购买。报销时需附上经销货方加盖发票专用章的销货清单,并由签收人员签字确认。

16.刻制部门印章报销需要注意哪些问题

刻制各类公章需经校办批准。报销时需附OA中经过事前签批的《印章刻制申请》。刻制姓名章、数字章等其他印章按部门管理办法执行。

17.书报杂志订阅费报销需要注意哪些问题

报销时需附所订阅书报杂志的明细清单。

18.印刷费报销需要注意哪些问题

印刷服务的采购方式按校产处每年的要求严格执行,不得自行购买印刷服务。报销时需附所印刷物品的明细清单(盖发票专用章),并有签收人员签字确认。

19.邮寄费报销需要注意哪些问题

报销时需详细填写报销事由,后附快递存根联。部分快递(如:顺丰)可在手机微信公众号中查询到快递存根联。采用EMS批量邮寄集中报销需附邮寄清单。部门在收发室集中签单的邮寄费,请保留快递存根联作为附件。

20.电话费报销需要注意哪些问题

电话费缴费时,按实际消费金额缴纳,预缴费用不予报销。

21.图书资料费报销需要注意哪些问题

报销时填写费用报销单,发票需列明图书明细。若图书下发到个人,需有图书领用签名表;若未下发到个人,需由保管人签字并注明图书存放地点。

  

六、差旅费

22.差旅费报销需要注意哪些问题

差旅费报销涉及到的问题较多,具体可详见《差旅费报销指南》。报销时需提供以下资料:

1)公务差旅审批单;

2)差旅费报销单差;

3)住宿费发票;

4)火车(飞机)票等;在刷身份证进乘火车的情况下,仍需按规定取得火车票报销凭证方可报销。若发票开具内容为“代订机票款”,需在发票备注栏写明乘机人姓名及飞机止地点,如无此备注,则需单独提供机票行程单。

5)公务卡刷卡记录等;

6)参加会议(培训),须提供会议(培训)通知(盖章)。(如有)

另外,为准确支付报销款项,请在差旅费报销单空白处备注刷卡人姓名及刷卡金额。

23.差旅中的交通及伙食补助如何计算

交通补助:省内50/人·天,省外80/人·天。伙食补助:100/人·天,新疆、青海两地120/人·天。缴纳会议费或培训费的,交通及伙食补助仅给予去回头尾两天补助;通知明确无需缴纳会议费或培训费,但由举办方承担伙食及住宿费或者是参会者仅需承担往返交通费的,交通及伙食补助也按两天计。

24.差旅中的退票费如何报销

因特殊原因退票产生退票费,必须取得火车站出具的退票费票据,并填写情况说明由经费所属部门领导签批后方可报销。

25.差旅中的保险费、订票费报销需要注意哪些问题

一张车票(机票)保险费和订票费的最高报销标准均为30元,超出部分自理。保险费必须提供保险公司开具的保险费发票,保险单不能作为报销凭证。

  

七、交通费

26.的士费报销需要注意哪些问题

报销时后附乘坐的士情况明细表,由部门领导签字。如果的士费不多,建议集中一个月至三个月报销一次,但一次报销金额不能超过五百元,否则国库支付系统会进行监控。

27.租车费报销需要注意哪些问题

租车服务的采购方式按校产处每年初的要求严格执行,不得自行采购租车服务。租车应填写用车(租车)事前审批表,经审批方可租车。报销时需附用车明细清单,并有相关人员签字确认当次价格。

28.公交(地铁)费报销需要注意哪些问题

报销时填写费用报销单,公交卡充值发票或乘车发票,后附乘坐公交(地铁)情况明细表,表格格式可参照的士费明细表,单人单次报销提供的票据不得连号。

  

八、零星维修及耗材采购

29.设备维修费报销需要注意哪些问题

设备维修需提供事前的申请报告(写明维修原因),经部门领导签字,维修完毕后需有验收签字。报销时填写费用报销单,后附维修申请表或申请报告及验收情况。

30.专用材料费报销需要注意哪些问题

购买实验实训用耗材,金额在1万元到5万元之间,可采取三方询价的方式采购;金额达到(超过)5万元的应采取公开招标的方式进行采购。具体操作方式参照《武汉职业技术学院校内招投标管理办法》执行。

采取三方询价方式采购专用材料,报销时需填写费用报销单,后附三方询价情况汇总表、三方报价单、合同流转单、合同、签收入库单等。

采取公开招标方式采购专用材料,报销时需填写费用报销单,后附中标通知书、合同流转单、合同、签收入库单等。

采购发票须列明品种、单价、数量。

  

九、人员费用

31.校内人员转卡费用如何报销

校内人员转卡单经过签批后一律提交给人事处,并入工资发放,按工资薪金计缴个人所得税。

32.校外人员劳务费报销需要注意哪些问题

1)聘请校外人员讲课、评审、咨询费报销需填写事前审批单,登记单及报销单(OA系统行政函件中下载),后附校外人员职称职务等介绍。

2)必须提供校外受聘人员的电话号码,便于财务处录入个人所得税系统备案。

3)提交纸质版转卡清单后,请将电子版发送给报账会计。

4)请仔细检查姓名、身份证号、银行卡号、开户行等信息,若有错误导致发放失败,需将失败人员重新制表,经办人签字、部门盖章后重新交由会计做账。

5)根据个人所得税申报管理要求,若一个月内要给同一个人多次发放劳务费须汇总合并发放,合并扣税。

  

十、会议费、专项活动费、培训费

33.会议费、专项活动费和培训费三者如何界定

会议费是指学校举办的以教职工为参加主体的各类综合性会议及业务性会议,如党代会,教代会,各类评审会,研讨会等所发生的费用。

专项活动费是指教师开展的教育教学比赛活动(说课比赛、信息化比赛等)和面向学生组织开展的大型活动(文艺晚会、各类体育比赛、技能技术竞赛、知识竞赛、校园招聘等),以及学校承办的各类大型考试发生的相关费用。教师文体活动计入工会经费。

培训费是指学校举办的各类培训所产生的费用。如师资培训、技能培训等。教职工参加校外培训所产生的费用按照差旅费报销,不列入培训费。

34.会议费报销需要注意哪些问题

会议费的开支标准上级有严格的规定,具体详见《武汉职业技术学院会议费管理办法》。

1)会议费中的住宿费和用餐的标准是上限,不得突破,各项费用间不能打通使用。

2)会议工作人员(含学生志愿者)人数需控制在代表人数的10%以内。

3)会议费报销需要提供下列资料:

①会议审批单;

②会议通知(须包含会议日程,并盖章);

③实际参会人员签到表;

④发票;

⑤收款单位信息或公务卡结算凭据(如有);

⑥会议服务单位费用明细清单(含服务项目、收费标准、收费金额);

35.专项活动费报销需要注意哪些问题

专项活动费用的开支范围需与活动直接相关,具体详见《武汉职业技术学院专项活动经费管理办法》。

1)活动中如涉及餐费,自助餐适用标准为不超过50/人、盒饭适用标准为不超过30/人。

2)活动中涉及办公用品、印刷、租车等相关支出,需要按照校产处有关规定进行采购。

3)仅有学生体育比赛可报销副食。

4)专项活动费用报销需提供以下资料:

①专项活动事前审批表;

发票;

公务卡结算凭据或转账记录,其中刷卡记录请备注持卡人姓名。

36.培训费报销需要注意哪些问题

培训费列支请参照《武汉职业技术学院非学历教育培训管理办法(试行)》,教师的讲课费按标准单独报销。

培训费报销时需提供以下资料:

培训审批单;

②培训通知(须包含会议日程,并盖章);

③实际培训人员签到表;

④发票;

⑤收款单位信息或公务卡结算凭据(如有),如为冲账,请特别备注。

37.市内培训费或者带学生参赛的相关费用报销需要注意哪些问题

参加市内培训(会议)原则上不报销住宿费,不计发交通补助和伙食补助,市内交通费凭票据实报销。报销时填写费用报销单,后附培训通知文件。若带学生参加培训,还需额外提供学生名单。

特殊情况确需住宿的,应事先提交申请报分管校领导审批,住宿费参照当地差旅费住宿标准。

市内带学生参赛,若主办方未提供伙食的,可以按80/人·天给予伙食补助,报销时需填写差旅费报销单,后附差旅费事前审批单、比赛通知等。

  

十一、项目支出

38.项目支出报销前需要完成哪些工作

项目支出报销前需要确认以下事项已完成:

1)项目已实施验收,且手续齐备;

2)供应商已按合同将履约保证金公对公转账至学校账户;

3)如果是政府采购项目,政府采购合同备案手续已完成,且已出合同备案表;

4)发票已开,且开票信息正确。

39.设备购置报销需要提供哪些资料

1)增值税普通发票

开票要求:必须详细列明设备具体名称、规格型号、单价、数量,如购买商品明细过多,发票不便逐一列明,可在“货物或应税劳务、服务名称”一栏填写“详见销货清单”,开票单位必须提供税控清单,即由税务开票系统开具的《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖开票单位发票专用章。

2)新增固定资产验收报告(复印件)

3)由校产处开具的固定资产验收单和资产领用单

特别提示:根据校产处关于固定资产管理要求,固定资产的登记入库由各部门自行在学校资产管理系统中录入,并向校产处资产科提交采购合同和新增固定资产验收报告表(此表在校产处网站上下载),校产处组织人员验收合格后方可报销。报销人员应关注发票、合同和入库单三者所列产品名称、规格型号、数量、单价等必须保持一致。

4)如果设备购置中含有与固定资产一起采购的耗材,则耗材需要单独由项目组进行验收,并向财务处提供验收单,验收单必须由不少于两个人签字,还需部门负责人审签。

5)合同复印件(无需全页复印,只复印付款方式、设备清单、甲乙双方盖章页等)

6)合同会签审批流转单复印件

7)《政府采购合同备案确认表》(由财务处提供)

40.维修工程类报销需要提供哪些资料

1)增值税普通发票

开票要求:“货物或应税劳务、服务名称”一栏必须列明工程内容,例如:东一学生公寓屋顶防水工程。

2)合同复印件(无需全页复印,只复印付款方式、工程清单、甲乙双方盖章页等)

3)合同会签审批流转单复印件

4)工程造价编审确认表(复印件)

5)如果合同中约定有审计费用的承担,必须附审计部门的通知书(复印件)

6)工程验收单(复印件)

7)《政府采购合同备案确认表》(由财务处提供)

41.视频制作类报销需要哪些资料

1)增值税普通发票

开票要求:“货物或应税劳务、服务名称”一栏必须填写明确,发票备注栏写明课程名称

2)教务处提供的教学项目验收单(复印件)

3)合同复印件

4)合同会签审批流转单复印件

5)《政府采购合同备案确认表》(由财务处提供)